Rakennusvalvonnan sähköisen asioinnin ohje

Valitse Rakennusluvat ja hakemukset ja Luo uusi. Tämän jälkeen saat luettelon, jossa voit valita eri lupatyyppivaihtoehdoista (rakennuslupa, toimenpidelupa, purkamislupa, maisematyölupa). Hakemuksen avaaminen edellyttää vahvaa sähköistä tunnistautumista. Se tehdään verkkopankkitunnuksia tai mobiilivarmennetta käyttäen. Mobiilivarmenteen saat käyttöösi kun otat yhteyden omaan puhelinoperaattoriin.

Lupahakemuksen voi valtuuttaa jollekin tehtäväksi. Taloyhtiöissä lupahakemuksen täyttää yleensä isännöitsijä tai pääsuunnittelija. Jos täytät hakemuksen valtakirjalla, muista toimittaa lupapäätös ja siihen liittyvät liitteet myös varsinaiselle luvan hakijalle (kts Päätös-kohdassa).

Mikäli rakennuspaikalla on useampi omistaja/haltija, kaikki haltijat nimetään hakijoiksi.

Lupahakemuksen täyttäjä antaa ohjelmassa käyttöoikeudet hankkeen eri osapuolille (lisää käyttäjätunnukset Käyttöoikeudet-kenttään). Käyttöoikeus voidaan antaa vain henkilölle, jolla on käyttäjätunnus ohjelmaan – muista siis kysyä sitä kun lisäät käyttöoikeuksia. Kun käyttäjätunnus lisätään, ohjelma lähettää automaattisesti kirjautumislinkin kyseisen henkilön sähköpostiin. Näin hän pääsee seuraamaan hakemuksen käsittelyä ja täydentämään sitä kirjautumalla sisälle.

Henkilöitä joille annetaan käyttöoikeuksia ovat esimerkiksi valtuutuksen antanut luvanhakija, omistaja, tekniset isännöitsijät, jne. Vastuuhenkilöt pystyvät lukemaan hakemusta ja muokkaamaan liitteitä ja tarkastuslistoja, kun vahvistavat oman roolinsa (kts kohta 4 jäljempänä). Heidän käyttäjätunnuksensa on kuitenkin myös lisättävä kohtaan Käyttöoikeudet, mikäli heille halutaan herätteenä sähköpostiviestit liittyen viestintään kentässä Ennakkokyselyt ja Viestit.

Täytä Rakennuspaikka – kenttä. Rakennustoimenpide – symbolin alle täydennetään rakennuksen tiedot, joiden perusteella rakennukset tilastoidaan. Jos hanke sisältää useita rakennuksia, saadaan uusi rakennus-symboli Lisää rakennushanke -painikkeesta.

Täytä Selostus-kentän tiedot lyhyesti, kirjoita myös mikäli hakemukseen sisältyy poikkeamisia tai jos hakemus liittyy johonkin jo myönnettyyn lupaan.

Tarkista Yhteystiedot-kentästä että luvanhakijana on tontin haltijat. Lisää maksajan yhteystiedot. Huom! Isommissa hankkeissa maksajan osoite on usein eri kuin postiosoite, tarkista rakennuttajalta oikea maksuosoite. Henkilötunnus tai y-tunnus ovat pakollisia.

Sisältöä pääsee täydentämään sen jälkeen, kun on painanut Muokkaa-painiketta.

Täytä ainakin Pääsuunnittelijan ja yleensä myös Vastaavan työjohtajan yhteystiedot. Täydennä vähintään nimet ja sähköpostiosoitteet ja valitse alasvetovalikosta sähköinen vastuuhenkilön vahvistaminen, eli lähetät kutsut sähköpostilla rakennushankkeelle.

Henkilön on vahvistettava jokainen vastuuroolilinkki erikseen. On hyvä huomioida, että linkki on kertakäyttöinen ja se ei jatkossa toimi lupaan sisäänkirjautumisena. Mikäli vastuuhenkilöllä ei vielä ole ollut tunnuksia, ne on viimeistään nyt tehtävä ohjelman Kirjaudu Sisään -ikkunassa.

Vastuuhenkilö täyttää omat tietonsa niiltä osin kuin ne puuttuvat, sekä liittää mukaan pätevyystodistukset, mikäli ei ole aikaisemmin ollut vastaavassa roolissa. Viranomainen selvittää tämän jälkeen pätevyydet ja tilanteen mukaan vahvistaa vastuuhenkilön roolin hankkeessa tai ohjaa luvanhakijaa etsimään hankkeelle uuden pätevyysvaatimukset täyttävän vastuuhenkilön.

Kun vastuuhenkilö on vahvistettu, hän voi liittää pääpiirustukset ja tarvittavat muut liitteet suoraan sähköiseen asiointijärjestelmään.

Piirustukset liitetään mukaan sähköisinä pdf-tiedostoina, samoin tarvittavat muut liitteet. Mittakaavaan piirretyt pääpiirustukset on esitettävä uudistuneen (1.1.2018) rakentamismääräyskokoelman mukaisesti. Tarkista että liite on tallennettu oikeinpäin, varsinkin pääpiirustukset ovat usein kyljellään ja niitä ei voida hyväksyä arkistoitavaksi. Rakennuspiirustukset siirretään ja säilytetään sähköisessä arkistossa pysyvästi, Arkistolaitoksen antamien määräyksien mukaisesti.

Pääpiirustuksien sisältöön ja kelpoisuuteen on kiinnitettävä huomiota, tarkista vaatimukset etukäteen. Suunnitelmien puutteet on yleisin syy lupakäsittelyn viivästymiselle.

Asunto- ja kiinteistöosakeyhtiöiden on liitettävä mukaan selvitys taloyhtiön päätöksestä hankkeeseen ryhtymisestä.

Mikäli rakennuspaikan haltijana on useampi henkilö, tarkista että olet muistanut nimetä kaikki luvanhakijoiksi ja lisää kaikilta allekirjoitettu valtakirja osoitettuna lupahakemuksen täyttäjälle. Myös puolisolta on kirjoitettava valtakirja sähköisen lupahakemuksen täyttäjälle.

Mikäli olet epävarma mitä sähköisessä asiointiohjelmassa valmiiksi otsikoituja liitteitä tarvitaan, voit esittää kysymyksesi Ennakkokyselyt ja viestit -kentässä.

Muista tarkistaa edellyttääkö hanke naapurikuulemista. Voit pyytää naapuritietojen julkaisemista Naapurit-välilehdellä, jolloin rakennusvalvonta vahvistaa sinulle ketä tarvitsee kuulla ja julkaisee heidän yhteystietonsa (nimi, osoite).

Mikäli sinulla on naapurikiinteistöjen omistajien sähköpostisoitteet, voit lähettää heille ohjelmasta sähköpostilinkin, jolloin he pääsevät tutustumaan hankkeen liitteisiin ja kuittaavat vahvalla tunnistautumisella kuulemisen hoidetuksi.

Naapurit-välilehdellä on vaihtoehtoisesti tulostettavissa Naapurinkuulemislomake, jonka naapurit voivat allekirjoittaa suunnitelmat nähtyään.

Mikäli haluat, että rakennusvalvonta hoitaa kuulemisen puolestasi ja tiedottaa naapureille rakennushankkeesta, kerro siitä Ennakkokyselyt ja viestit- kentässä rakennusvalvonnalle. Naapureille tiedottamisesta peritään maksut voimassaolevan taksan mukaisesti.

Kun lupahakemus on ”jätetty”-tilassa Perustiedot-välilehteä ei voi muokata. Rakennusvalvonta voi pyynnöstäsi palauttaa jätetyn lupahakemuksen täydennettäväksi. Lupahakemus palautetaan myös, mikäli siinä on puutteita. Viestintä hakijan, hakemukseen vastuutettujen henkilöiden ja rakennusvalvonnan välillä tapahtuu Ennakkokyselyt ja viestit -kentässä.

Jos lupahakemus on palautettu täydenettäväksi, muista jättää lupahakemus uudelleen kun olet tehnyt tarvittavat korjaukset.

Voit lisätä käyttöoikeuden kirjoittamalla ohjelmaan rekisteröidyn käyttäjätunnuksen sille varattuun kenttään. Valitse luku- tai muokkausoikeus. Kun käyttöoikeus on lisätty, kyseiseen tunnukseen liittyvään sähköpostiin lähetetään heräteviesti mikäli Ennakkokyselyt ja Viestit kenttään on kirjoitettu uusi viesti.  Muista lisätä myös Vastuuhenkilöiden käyttäjätunnukset, niin hekin saavat tiedot ohjelmassa tapahtuvasta viestinnästä.

Päätöksiä valmistellaan ja lupia myönnetään joka viikko rakennustarkastajien viranhaltijapäätöksenä. Julkipanolistat on luettavissa verkkosivuillamme 

Kun päätöskäsittely on valmis, lähetämme siitä viestin sähköpostiisi. Lupapäätös sekä pääpiirustukset ovat Päätös-välilehdellä pdf-liitteinä. Muista tallentaa ne itsellesi tai ota tulosteeksi taloyhtiön tai kiinteistön asiakirjoihin.

Lue päätös ja lupaehdot huolellisesti ja toimita liitteet tarpeen mukaan eteenpäin niille osapuolille, joilla ei ole käyttöoikeutta sähköiseen hakemukseen. Tämä on erityisen tärkeää mikäli sinut on valtuutettu hakemaan lupaa jonkun puolesta, muista toimittaa päätös hankkeeseen ryhtyvälle!

Lupapäätöksestä lähetetään lasku ohjelmassa ilmoitetulle maksajalle. Lupaehtoihin kirjatut katselmukset ja maastomittaukset laskutetaan kaikki samalla kertaa. Ylimääräiset maastomittaukset laskutetaan erikseen. Linkki voimassaolevaan maksutaulukkoon, paina tästä.

Vastaava työnjohtaja ja pääsuunnittelija merkitsevät oman tarkastuslistansa mukaisesti tehdyt tarkastukset. Mikäli vastuuhenkilöllä ei vielä ole ollut tunnuksia, ne on viimeistään nyt tehtävä ohjelman Kirjaudu Sisään -ikkunassa.

Kun rakennustyöt ovat siinä vaiheessa, että lupaehtojen mukainen viranomaiskatselmus voidaan suorittaa, tarkastusvaiheen vastuuhenkilö käy kirjaamassa omat tarkastettavat alueet sähköiseen järjestelmään ja tilaa sen jälkeen viranomaiskatselmuksen. Hankkeeseen ryhtyvän velvollisuus on seurata hankkeen edistymistä.

Katselmus tilataan rakennusvalvonnan asiakaspalvelusta ja siitä huolehtii aina rakennuttaja tai hänen edustajansa (esim. vastaava työnjohtaja), jos he ovat näin sopineet.

Rakennustarkastajat merkitsevät suoritetut katselmukset huomautuksineen asiointipalveluun, jolloin ne ovat kaikkien asianosaisten nähtävissä reaaliaikaisesti.

Katselmuspöytäkirjat, mukaan lukien hankkeen loppukatselmuspöytäkirja liitetään sähköisesti allekirjoitettuna Päätökset-välilehdelle. Voit tallentaa tai halutessasi tulostaa paperisen version talteen omiin asiakirjoihin.

Lupaprosessi on täysin valmis vasta, kun rakennusvalvontaviranomainen on suorittanut hankkeelle loppukatselmuksen, lupaehtojen mukaisesti.