Luvan hakemisen ja lupahakemuksen perustamisen voi valtuuttaa jollekin tehtäväksi. Taloyhtiöissä lupahakemuksen täyttää yleensä isännöitsijä tai hankkeen pääsuunnittelija. Jos toimit luvanhakijan puolesta valtakirjalla, muista toimittaa lupapäätös ja siihen liittyvät liitteet myös varsinaiselle luvan hakijalle (lue lisää Päätös-kohdassa 9).
Luvanhakijaksi nimetään kaikki rakennuspaikan omistajat/vuokraoikeuden haltijat. Mikäli rakennuspaikan omistaa useampi henkilö, tarkista että olet muistanut nimetä kaikki luvanhakijoiksi ja lisää kaikilta allekirjoitettu valtakirja. Myös puolisolta on oltava valtakirja sähköisen lupahakemuksen täyttäjälle. Linkki valmiiseen valtakirjapohjaan on ohjelmassa.
Ohjelmassa voi antaa käyttöoikeudet hankkeen eri osapuolille lisäämällä käyttäjätunnuksen Käyttöoikeudet-kenttään. Käyttöoikeus voidaan antaa vain henkilölle, joka on luonut oman käyttäjätunnuksen ohjelmaan – varmista tunnus. Kun lisäät käyttäjätunnuksen, ohjelma lähettää sisäänkirjautumislinkin kyseisen henkilön sähköpostiin. Näin hän pääsee seuraamaan hakemuksen käsittelyä ja mikäli olet antanut muokkausoikeuden, myös täydentämään sitä.
Henkilöitä joille yleisimmin annetaan käyttöoikeuksia, ovat esimerkiksi omistajat, vastuuhenkilöt, tekniset isännöitsijät jne. Vastuuhenkilöt pystyvät muokkaamaan liitteitä ja tarkastuslistoja, kun vahvistavat hankkeessa oman roolinsa (lue lisää kohta 4). Mikäli myös vastuuhenkilöiden sähköpostiin halutaan ilmoitukset saapuneesta Ennakkokyselyt ja Viestit -viestistä, niin heidän käyttäjätunnuksensa on myös lisättävä kohtaan Käyttöoikeudet (lue lisää kohta 8).