Opinnäytetyö: Julkiset hankinnat tarvitsevat yhtenäiset toimintatavat

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia ostojen työmalleja ja kehittää ostotoimintaan yhtenäiset toimintatavat, joiden avulla turvataan terveen ja avoimen kilpailun säilyminen kaikille ulkoisille kumppaneille. Opinnäytetyö tehtiin Kajaanin kaupungin hankintatoiminnan tarpeita varten. Tutkimuksessa nousi esiin ratkaisuja tutkimusongelmaan, miten Kajaanin kaupungin ostotoimintaan voidaan kehittää yhteiset työmallit. Tutkimuksen tulosten perusteella toimialakohtainen tunteminen on tärkeää harkitessa ostoprosessin työmalleja osaksi hankintaprosessia.

Opinnäytetyön tuloksena syntyi prosessikuvaus Kajaanin kaupungin tarpeisiin sopivasta hankinta- ja ostoprosessista sekä ohjeet, mitä missäkin prosessin vaiheessa tulee tehdä. Opinnäytetyössä luotu prosessikuvaus poikkeaa merkittävästi teoreettisista lähteistä löytyvistä prosesseista, koska mikään olemassa oleva hankinta- ja ostoprosessi ei pystynyt tukemaan Kajaanin kaupungin tarpeita riittävällä tavalla.

Kajaanin kaupungin laajasta kilpailutusvalikoimasta johtuvat vaihtelevat prosessit ja asiakkaiden vaatimukset luovat erityisiä haasteita hankinta- ja ostotoiminnalle. Kyseiset haasteet on otettava huomioon sekä hankintaprosessissa että sen tuloksena syntyvässä sopimuksessa, kuin myös sen jälkeisessä operatiivisessa ostotoiminnassa. Kajaanin kaupungin kaltaisessa julkishallinnon organisaatiossa yksi toiminnan erityispiirteistä on hankintojen hajauttaminen, siksi on tärkeää, että prosessissa on mukana mahdollisimman laajasti sekä eri organisaatioiden edustajia.

Palveluntarjoajat mukaan hyvissä ajoin

Toimialan tuntemisen lisäksi on tärkeä kerätä tietoa oman alueensa työmarkkinatilanteesta. Kumppaneiden sitouttamisen kannalta olisi tärkeää, että palveluntarjoajat otetaan keskusteluihin mukaan jo markkinavuoropuheluvaiheessa ennen kilpailuttamista, kilpailutusprosessin aikana ja varsinaisen sopimuksen hallinnan tullessa voimaan. Hankinnan valmisteluvaiheessa tulisi miettiä tarkasti, miten palveluntarjoajat saadaan alusta asti mukaan sitoutumaan esimerkiksi työllistämisehdon toteuttamiseen.

Opinnäytetyön kantavana ajatuksena on, että hankintaprosessin alkuvaiheeseen panostaminen parantaa toimittajan mahdollisuuksia tarjota ostajan tarpeet täyttävää palvelua ja luo edellytykset molemmille osapuolille tuottoisan kumppanuuden muodostumiselle.

Opinnäytetyön tavoitteena oli nopeuttaa Kajaanin kaupungin ostoprosessin läpimenoaikaa.

Tarkoituksena oli tutkia:

• Ostojen työmalleja sekä kehittää ostotoimintaan yhtenäiset toimintatavat, joiden avulla turvataan terveen ja avoimen kilpailun säilyminen kaikille ulkoisille kumppaneille.
• Miten ostoprosessin eri työmalleja sovelletaan osaksi Kajaanin kaupungin ja sen liikelaitosten julkisia hankintoja, sekä kehittämään työmallien toteutusta eri toimialoille sopiviksi.
• Tutkimus kohdentui kunnalliseen hankintayksikköön sekä sen kumppaniverkostoon eri puolelta Kainuuta. Ostoprosessin eri työmallien käyttöä ja toimivuutta selvitettiin molempien osapuolten näkökulmasta. Tarkoituksena oli vahvistaa toimivia malleja ja toisaalta löytää kehityskohteita.

Tutkimuksen tuloksena syntyi monipuolinen kuvaus ostoprosessin eri työmallien soveltamisesta ja mahdollisuuksista julkishallinon organisaatioon. Tulosten mukaan julkishallinnon organisaatio soveltuu erinomaisesti erilaisten ostoprosessin työmallien toteuttamiseen. Hankintayksikön on tärkeää ymmärtää toimialakohtaisia erityispiirteitä sekä tarpeita, joita opinnäytetyö toi esille kyseisen julkishallinon organisaation osalta.

Lisätiedot

Help, A-J. 2022. Kajaanin kaupungin ostoprosessin työmallien kehittäminen. Opinnäytetyö. Liiketoiminta ja johtaminen. Kajaani: Kajaanin ammattikorkeakoulu. Opinnäytetyö on tallennettu Theseus-tietokantaan osoitteessa https://publications.theseus.fi/ Ohjaaja(t)